智慧办公正在兴起,应用场景全面普及2021-08-30

随着互联网、5G、物联网、人工智能、云计算、大数据等新技术的发展,传统的办公模式受到冲击。由此催生的智慧办公市场成为一片新蓝海,移动办公、远程办公、分布式办公等新的工作方式在全球化疫情的催化下加速发展。经济全球化的全速迈进,需要软硬件生态体系的建立来提升员工的协作性、效率性。


另外,诸多黑科技的诞生,将让用户的办公过程更加智慧化,交互方式更加多样化。此外,以人为本的办公理念逐步深入人心,越来越多的企业开始重视人文关怀,关注员工健康、员工隐私。


与传统办公方式相比,智慧办公是结合数字经济发展,加速产业数字化,为社会的创新、共享、开放发展提供底层支撑的具有乘数效应的新体系。




疫情加速企业数字化转型


2020 年以移动办公、远程办公、分布式办公、视频会议、在线营销为代表的智慧办公工作模式,迅速扩充了企业的数据资产为企业数字化转型按下了“快进键”。在上述背景下,办公行业的发展呈现与数字化接轨的趋势。


在“移动为先,云为先”的时代,移动办公理念逐步深入人心,相应的技术、配置逐步搭建起来,蓝牙、无线同屏、WiFi 直连极大便捷了移动办公人群,冗余的连线将很快成为过去时。便捷的操作、低故障率、较好的用户体验已逐渐完善。


2020 年新冠疫情的黑天鹅事件,加快了企业数字化转型的步伐,以在线办公、视频会议为代表的远程办公市场得到快速发展。据相关统计,截止 2020年 月份,美国已有 3000 万人在家远程办公,占美国工作人口的 16%-19%。此外,Facebook 加速了 AR 眼镜方面的研究,预计 2030 年 AR 和 VR 技术可以使员工在任何地方远程办公。


预计到 2023 年,中国 60%以上的大型企业将对员工远程工作能力进行投资,使员工能够独立、实时地协同工作,确保业务连续性,以应对黑天鹅事件,并实现未来工作。这预示着远程办公市场还将迎来新一轮的发展。近年来我国云计算等基础设施不断完善,SaaS 能力不断提高,加之中国人力资本的日益高昂和企业亟需降本增效的社会现状,使得远程办公爆棚式的发展。2020 年我国远程办公市场规模有望达到 448.5 亿元,约为 2017 年市场规模的 7.5 倍。


据天极网分析,我国的远程办公软件或广义上的智能移动办公产业,从 2012年起进入了发展的快车道。据统计,2012 年中国智能移动办公行业市场规模为53.7 亿元,2018 年更是达到了 234 亿元。这些年间,整个行业的市场规模的增速几乎都在 20%以上。


综上,与传统办公方式相比,智慧办公是结合数字经济发展,加速产业数字化,为社会的创新、共享、开放发展提供底层支撑的具有乘数效应的新体系。








智慧办公应用场景正在全面普及


互联网、5G、物联网、人工智能、云计算、大数据……这些领先技术的集结,正在改变人们习以为常的办公模式。


忙碌于职场的你,是否设想过这样的场景:每天刷脸进公司打卡上班,走进办公室温度、照明、空气等自适应调节,坐在提前预约的理想工位上,桌椅自动调整成最合适的高度,访客线上邀约,到访后手机自动提醒,然后一键预定好会议室,开启远程视频设备,一场流畅的会议之后录音和速记自动分享给参会成员。


待到下班时起身走人既可,即无需一一关闭各种设备,也无需担心公司核心硬件的资产安全。从人脸门禁、智慧访客、视频会议、多屏联动、无线投屏、一键 WiFi、云打印,到智慧停车、智能灯光调控、空气质量检测,再到依托统一平台的高效办公系统。诸多高科技软硬件的嵌入成为整栋建筑、整个办公空间最大的亮点所在。


作为依托于云计算等高科技的新型办公模式,智慧办公通过应用软件统一部署和交付,有效降低企业的管理和运营成本。近年来企业数字化转型步伐的加速,以及逐渐成为创业和职场主力的新生代对移动办公的需求,为智慧办公带来了丰富的场景需求。

1.智慧会议已成为明星应用

在众多智慧办公场景中,智慧会议无疑是最受大众关注且喜爱。


会议室是会议最重要载体之一,也是企业信息化和智能化水平最集中的体现。对大多数职场人士来说,开会总是会产生各种各样的问题,例如订不到会议室、视频或语音连线断断续续、会议纪要冗长、会议中途被频繁打断等。而智慧会议应用,正是致力于解决大多数人的开会难题。


智慧会议应用旨在将“移动”、“协作”、“云”和“物联网”等前沿技术贯穿其中,为各类型企业和机构打造全智能的会议应用平台,提升会议组织效率及体验,让与会者的沟通更加顺畅高效


智慧会议应用通过对企业会议资源搜索查询、预约通知、状态显示、审批维修、人员服务等一体化会议管理,建立全生命周期的会议服务体系;可与多种系统无缝集成、多种智能硬件联动,为企业带来智能、高效、简单、轻松的新型会议室预定管理体验。


智慧会议一体化会议室管理解决方案,帮助企业实现会议室及相关资源数字化管理;与更多会议室相关设备/服务集成和联动,提升会议室使用效率及会议服务质量;会议室使用情况分析报表,为行政部门提供调整和规划工具,改进员工使用习惯、提高资源利用率。



2.智慧工位有效解决空间成本


除了会议室,工位的管理也是很多企业的痛点之一。入职时坐在了老板附近、想要窗户旁边的工位、椅子坐着不舒服、桌子太矮了总要弓着腰等,不一而足。


有关报告显示,不同人群喜爱智能工位的原因也各不相同,47.1%的人群从成本考虑,认为智能工位可以提升办公空间利用率,节省成本。与此同时,报告数据也明确显示,智慧工位约能多承载 20%-40%的员工,平均降低空间成本约 28%


目前,智慧工位已成为 95 后们的心头好。比起入职时的各类保障,95 后的年轻员工更想要的福利是工作场景的灵活性,而每天都能换座位对他们来说,充满了新鲜感,自动匹配高度看起来也非常有吸引力。智慧工位应用协助企业针对固定工位和共享工位进行精细化分类管理,配合流程平台实现自动化联动处理,简化多平台手工操作;实现企业固定工位、共享工位分类管理,降低企业租赁成本;完整的统计报表和使用报告,提高工位使用率、为企业提供办公规划决策;多种应用集成,提供一体化智慧办公体验,实现办公资源精细化管理。


3.智能环境已成为员工“必选项”


职场人士对智慧办公的一大核心诉求,即工作环境更舒适、更健康。有关数据显示,“好环境”已反超“好前景”,成为影响人们职场幸福感的第二大来源。


除了薪酬的涨跌,工作环境对职场幸福感的影响是显而易见的,超过了同事关系、晋升体制、福利完善、上下属关系,占比超 20%。


其中,办公室空气质量和温度对办公效率的影响非常显著。数据显示,不良空气质量将使 29.2%的职场人士办公效率腰斩,超四成职员效率下降 10%-50%。


从温度上看,一项《热舒适与工作效率关系的研究》表明,理论上室内温度为24.8℃时工作效率最高,可达 104%。与此同时,也曾有媒体报道,记者在采访“新加坡国父”李光耀时,问及作为赤道上的国家为何经济发展能取得成功,李光耀回答了 2 个字——空调。工作环境的重要性不言而喻。


在科技水平提高和全球气候变暖的时代背景下,社会对低碳环保生活、良好环境的需求日趋增加。企业也越来越关注员工的身心健康,期望为员工创造一个低碳、绿色和健康的办公环境。随着物联网技术和智能设备的发展,越来越多的企业通过智能环境系统改善和优化办公环境,提升员工的办公体验,帮助企业节能减排,减少能源成本。


智能环境应用通过对环境实时监测,依托物联网技术,可智能地将办公室内空气温度、湿度、光照、空气质量和绿色植物等调节至理想状态。最终由中央控制器实现对办公环境的智能调控、启闭,且可实现远程控制。

4.可视化空间管理让数据发挥价值


可视化空间管理集合企业、空间资源、能耗等状态,数据独立和整体显示,为企业 IoT 和智能化战略提供数据呈现的基础平台。帮助企业实现空间资源数字化、可视化和智能化管理。


可视化空间管理包含多样的综合管理数据展示,如实现空间资源可视化管理,访客/工位/会议室实时状态及趋势分析显示;光线照明、空气质量、水电能耗、健康状态等分析显示;企业文宣图片/视频的按需推送和定期播放等。

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