智慧办公如何改变行政工作?2021-04-08


智慧办公一直以来都不是一个新话题,尤其是对于行政岗位人员而言,智慧办公不仅提升了企业整体的工作效率,也解放了行政每天处理繁琐的杂事



近几年来,飞速发展的互联网、物联网、5G、传感器等技术逐步渗入到办公领域中,对企业办公场景产生了革命性的生态变革,让办公、空间、特定的业务领域变得更加高效、智能。


那么,智慧办公将如何改变行政的工作呢?



考勤管理



考勤是企业对员工重要的考核标准,也是和员工的工资直接产生挂钩,所以考勤管理对于行政来说,是非常重要的。


传统的考勤制度一般是通过指纹机或者打卡来收集日常上班记录,请假是通过纸质文件或者口头向上司、领导请假,这对于行政人员在月末进行考勤统计时,是一项“浩瀚”又复杂的工作,而且还经常会出现数据错乱需要不断复盘考勤记录的情况。


根据传统考勤成本数据统计,一家100到200人之间的企业,一个行政人员每个月要耗费5天的时间成本来做人员考勤统计,但使用xwork智能考勤系统后,这个时间可以缩减为1天,甚至更短。


以xwork智能考勤系统来说,通过人脸识别的考勤机的方式记录员工每一天上下班的时间,当员工需要调休、请假等情况,在小程序上进行调休或者请假,到月末考核时,一键导出,数据清晰明了,再也不用担心出现考勤出错的情况!





能源管理


能源管理一直是企业管理的痛点,也是行政人员最为头疼的工作,员工加班后忘记关灯、关空调等设备的情况常有发生,一个月下来平白无故的多交了不少的费用。

xwork智慧能耗解决方案,可以利用物联网技术和传感器的监控能力,对整体办公空间进行能耗监控统计分析,行政人员可通过后台实时查看。


同时可以通过光照传感器和人体感应器,根据环境现状自动调节光照亮度,空调温度等,实现人走灯关、人来灯亮的智能场景;行政人员可以随时随地远程控制开关。


据数据分析得知,1家100人规模的企业靠使用智慧办公软硬件一年能够节省70万的开支。





工位管理


工位管理对于行政来说,是一块非常重要的工作。工位没有安排好,可能会引发员工的不满,就会影响到接下来的工作推进。


不仅如此,在当下节奏发展迅速的时代中,办公模式不断在发生的转变,远程办公、团队协作使得员工在办公桌前工作的频度大大降低,工位、储物柜等的使用率参差不齐,造成了资源及空间的浪费,成为了企业管理的难题!


工位不够,不一定要按传统的做法给每一个人增加一个工位。通过智能工位管理系统的介入,可以让有限的办公室空间服务更多的员工。


以xwork智能工位系统为例,假设企业有1000名员工,有20%的员工使用智能工位,通过参照使用行为数据,可实现平均每3人共享一个工位。以北京CBD商务区为例,该区域每个工位的平均年租金在1.5万元至3万元左右,工位的配备就可减少100个以上,平均每年可降低租金150万元至300万元。


结语


智慧办公时代的到来,许多行政人员会担心自己被智能设备取代,其实大可不必担心。

因为有了智能化产品来取代行政的日常基础事务以后,行政们的工作版块减少,就可以将精力集中到更应该集中的部分,比如更好地打造员工福利、改善办公环境等内容上面,通过凝聚企业员工来促进企业生产力,打造最佳企业形象。





立即预约了解

TOP